לחסוך זמן ומשאבים יקרים, לנהל תהליכים שגרתיים ומורכבים בצורה מדויקת ואפקטיבית, לייעל את החברה ולהפוך אותה לחכמה וגמישה הרבה יותר - וכל זה באמצעות מערכת אחת? הכירו את מערכת BoarDirector, שהולכת לשנות את האופן בו אנחנו עובדים

עולם העבודה משתנה ומתפתח כל הזמן, אבל בחודשים האחרונים ניתן לראות בבירור האצה של תהליכים מסוימים. עוד לפני שיכולנו לדמיין את מגיפת הקורונה, דרש עולם העבודה הדינמי והגלובלי שכלול מתמיד של אמצעי העבודה המקוונים. אך עם בוא המגיפה ואילוצי הריחוק החברתי שכפתה על כולנו, נדרשו פתרונות מהירים ומקיפים יותר, על מנת לאפשר למקומות העבודה לשמור על שגרת עבודה יעילה גם מרחוק.

מערכת BoarDirector, פיתוח חדשני ובלעדי של קבוצת SQLink, פותחת דלת לעולם העבודה החדש ומספקת פתרון חכם, אפקטיבי וידידותי לניהול ישיבות, פרוטוקולים, מסמכים, תהליכי קבלת החלטות וביצוען, מכל מקום בעולם ובכל רגע נתון.
"המערכת פותחה על מנת לענות על דרישות אמיתיות שמכתיב עולם העבודה החדש", אומרת נורית קנר-יהב, מנהלת הפיתוח העסקי בקבוצת SQLink, "והיא מוכיחה את עצמה בבירור בתקופת הקורונה. כל הצרכים האמיתיים של הארגון, שעולים מתוך המצב בשטח בחודשים האחרונים, מקבלים מענה מתקדם וחכם באמצעות כלי עבודה אפקטיבי יחיד. המערכת מאפשרת למנהלים בכל זרועות הארגון לחלוש על כל ההיבטים הנדרשים לעבודתם: ניהול תהליכי העבודה, מעקב אחר החלטות שהתקבלו, תהליכי פרסונליזציה והצפנת מידע, אחריות תאגידית ועוד, כאשר כל המידע הארגוני שעולה במהלך הישיבה מוגן באמצעי אבטחת מידע מתקדמים".

עדכון שיטות העבודה הישנות
בחודשים האחרונים, הפכו חדרי הישיבות ממקום המפגש הקבוע והמובן מאליו לאמצעי מגביל שדורש עדכון. השינויים שעובר עולם העבודה ממילא בשנים האחרונות, רק התעצמו בעקבות הסגרים ומגבלות הריחוק החברתי, והותירו את חדרי הישיבות ריקים מתמיד.
על מנת להמשיך בשגרת פעילות רגילה ככל האפשר, נדרש כל מגזר במשק לפתח גמישות פיזית ומחשבתית ויכולת הסתגלות מהירה לשינויים דרמטיים תכופים. אפשר בהחלט לומר שהצלחנו, ושרובם הגדול של מקומות העבודה הצליחו לסגל לעצמם במהירות את שגרת העבודה החדשה מרחוק, אך ככל שהשגרה החדשה התארכה, כך עלו עוד ועוד צרכים חדשים ונקודות לשיפור.

בין האתגרים החדשים איתם נאלץ כל מקום עבודה להתמודד, עלה הצורך לנהל את ישיבות העבודה ביעילות ולהמשיך לעקוב אחר מה שקורה גם לאחריהן: ניהול הישיבה, רישום והפצת הפרוטוקול, שליחת חומרים ומסמכים רלוונטיים, מעקב אחר ביצוע ההחלטות שהתקבלו, ועוד. הדרכים הישנות בהן התנהלנו עד כה הפכו לבלתי מספקות: כל משתתף פעל בקצב משלו, מתוך המכשיר שלו (טאבלט, מחשב, טלפון נייד), ומהר מאוד החלו להיווצר בעיות בהפצת החומרים או במציאתם, עיכובים בביצוע ההחלטות ושאר מצבים שאותם כולנו מכירים היטב.

באמצעות מערכת BoarDirector, ניהול הישיבות נעשה ביעילות ובחוכמה, עם השקעה מינימלית של זמן ומשאבים, ובמנעד רחב של יכולות המאפשר התאמה למגוון צרכים ארגוניים: ישיבות דירקטוריון (פרונטליות או מקוונות), ישיבות ותהליכים פנים-ארגוניים, ועדות אשראי ומכרזים, ניהול פרויקטים והתקשרויות חיצוניות, ניהול מוניציפלי וציבורי ועוד.

"הנחיצות של המערכת היתה ברורה כבר בגל הראשון של המגפה", מספרת קנר-יהב, "קיבלנו פניות רבות מחברות וארגונים, בעיקר בתחום הפיננסי, שמשתמשים בה מאז באופן שוטף. ברור לכולם שכבר אין אפשרות להמתין לתהליכים ארוכים, ויש דרישה למענה מיידי, ואנחנו מגיבים למצב, מבינים לכל אורך הדרך מהם הצרכים שעולים מהשטח, ומגיבים בהתאם עם פיצ'רים משוכללים יותר ואפשרויות מגוונות יותר".

מה מייחד את מערכת ה-BoarDirector?
"היכולות של ה-BoarDirector הן משהו שעד היום לא היה קיים בשוק. אנחנו מדברים על Back Office עשיר שמספק תמיכה במגוון פיצ'רים כמו הקלטת ישיבות ותמלולן, עריכת פרוטוקולים, ניהול שיחות וידאו, הצגת מסמכים וחומרים, זימון מרוכז של משתתפים, הקצאת משימות ומעקב אחר השלמתן ועוד.

מעבר לזה, רצינו לאפשר התאמה אישית לכל ארגון עד לרמת ההרשאות של כל משתמש וסינון התוכן הרלוונטי עבורו. הוספנו גם אלמנטים אינטראקטיביים כמו כתיבת תגובות אונליין, צפייה במסמכים אונליין מכל מכשיר וללא צורך בהורדת הקובץ, אלו דברים שלא היו קיימים בשום מערכת עד היום".

מלבד הגמישות וההתאמה האישית שמספקת המערכת, היא גם מאפשרת לארגונים להקפיד על התנהלות תקינה בהתאם לנדרש מהם. לצורך כך, מסבירה קנר-יהב, כוללת המערכת מנוע חוקים מיוחד, שמאפשר לחברות הנדרשות לכך, לשמור על כללי הממשל התאגידי: "באמצעות מערכת של תזכורות חכמות, מנוע החוקים מחבר בין נתוני הארגון לבין הנדרש על פי הדין, ומתריע על הפרות פוטנציאליות עוד לפני שהן קורות. בנוסף, מנוע החוקים מאפשר לארגון לזהות מראש מצבים שעלולים לייצר ניגוד עניינים, וכן להפיץ מסמכים וחומרים באמצעות מערכת הסינון המוגדרת בהתאם להרשאות של כל משתמש".

אלו בעצם חלק מהצרכים שהתבהרו בעקבות הקורונה.
"בהחלט. כל עבודת ההנהלה והדירקטוריון נזקקה להתייעלות מקסימלית בזמן מינימלי, וחברות וארגונים רבים זיהו את הצורך הזה, במענה חכם שלא תלוי בנוכחות הגורם האנושי. זה בלט בכל פרמטר של העבודה, אם זה בתיעוד הישיבות, בשמירה ובהפצה של מסמכים, בתשומת הלב לניגוד עניינים. באמצעות המערכת הזאת, שהגיעה מתוך הבנה של מה שחסר בשטח, טופלו כל נקודות החולשה של תפעול מערכים גדולים מרחוק, וגם כשמגבלות ריחוק מסוימות הוסרו, המנהלים עדיין ממשיכים לקבל מהמערכת את המענה שלו הם זקוקים. ישיבת דירקטוריון יכולה להתנהל בו זמנית בישראל, אירופה וארה"ב, כשהמשתתפים יכולים לשתף מסמכים אחד עם השני ולהגיב בלי לשמור שום דבר על גבי המחשב האישי שלהם".

ומה צפוי בהמשך?
"מעבר לסקטור הפיננסי, שבו המערכת מאוד פעילה כיום, אנחנו רואים שהמענה שהיא מספקת נדרש בכל הסקטורים ומתרחבים עכשיו לסקטור הרפואי, המוניציפלי ולענף ההייטק. החזון שלנו הוא להביא את המערכת הזאת, שכולה תוצרת ישראל, גם לחו"ל, כשארה"ב ואירופה הם היעדים הראשונים שלנו. אנחנו שואפים לעודד את הצמיחה העסקית של ארגונים בעתיד ובפרט בתקופה הנוכחית, על ידי ייעול ודיוק של תהליכי העבודה שהם מבצעים".